Конструктор делового письма

Деловая переписка – это когда вместо 
«П…ц, вы офигели» пишешь 
«Добрый день, у меня есть несколько вопросов 
по поводу предстоящего мероприятия» (с)

 

С развитием интернета и мобильной связи, появлением множества гаджетов, мы постоянно находимся на связи, на связи не только с друзьями и родными, но и ведем дела (переписку, звонки, назначаем встречи и пр.) с помощью различных интернет сервисов. С одной стороны, это серьезно сокращает дистанцию и время на ожидание ответа, с другой стороны, стираются рамки и в деловую переписку вносится фамильярность и непрофессионализм, что ведет к сокращению количества открытых, прочитанных до конца писем и полученных ответов на ваши деловые предложения.

Я каждый день веду переписку с клиентами и деловыми партнерами, и знаю об том не понаслышке. Раньше я пыталась вразумить «нерадивых» авторов писем и писала рекомендации, как им стоит оформить свое предложение, чтобы оно было прочитано, и на него был бы получен ответ. Теперь рекомендую для изучения и применения на практике книгу Саши Карепиной «Конструктор делового письма».

Книга будет полезна тем, кто пишет много писем по работе, переписывается с деловыми партнерами, клиентами, и даже если вы не работаете, а только пишите претензии и высказываете негодование, что опять кто-то накосячил или вам не оказали услугу в полной мере, эта книга будет так же полезна и вам. Вы научитесь писать деловые письма, отказы, претензии грамотно и деликатно, и их невозможно будет оставить без ответа.

Главное достоинство книги: четко структурированная информация о видах писем (автор выделяет 6 типов: информирующие, убеждающие, продающие, отказы, претензии и возражения), структуре текста письма для каждого вида и стиле письма, в какой ситуации какой стиль будет наиболее уместным. Во вступлении Саша Карепина сравнивает свою книгу с таблицей химических элементов Д. И. Менделеева. В книге действительно много наглядных таблиц, благодаря которым можно выбрать необходимые элементы и написать письмо, соответствующее вашей ситуации и получить необходимую реакцию адресата.

Отдельное спасибо хочется сказать за примеры писем. Это непросто 2-3 примера, которые приводятся на протяжении книги, а несколько вариантов на каждый вид письма (например, 7 вариантов формулировки отказа: от формального до личного), причем показывается, как одно и то же письмо может эволюционировать от обычного варианта до наилучшего, и таких этапов иногда насчитывается 6-7 штук.

Вы можете увидеть, как с помощью изменения обращения, структуры письма, стиля меняется содержание и тон письма. Видно, что автор отлично владеет темой, о которой пишет, эта тема ей нравится, и она может сложные вещи рассказать простым языком и с юмором, что тоже немаловажно. Мне часто приходится слышать, что писать официальные письма, составлять коммерческие предложения — это довольно нудная и неприятная работа, и ее пытаются кому-либо перепоручить, либо пишут формальные отписки, лишь бы что-то написать, а потом  получают соответствующий результат, что письма не читают, а тем более, оставляют без ответа. Никому неинтересно читать отписки. Саша Карепина приводит множество примеров, как можно оживить официальный текст  и привлечь внимание к вашему письму, чтобы даже в случае отказа, вы смогли продолжить сотрудничество в будущем.

В конце книги есть Приложение «Деловой словарик», благодаря которому можно найти формулировки для  начала письма и заключения, описания своих целей «чего пришел», как написать про интересы адресата и т.д.

8 полезных цитат из книги Саши Карепиной «Конструктор делового письма»

Критерий хорошей структуры письма один.  Если письмо удобно для адресата, если оно учитывает принципы восприятия информации, значит структура у письма верная. А если нет, значит нет.

Нам неудобно воспринимать факты, не понимая, для чего они сообщаются. Нужно сначала узнать, что с этими фактами делать – запоминать их, анализировать, или, скажем, сортировать.

Выходит, что соглашаясь с нами или отказывая, люди руководствуются либо человеческим отношением, либо стремлением уважать силу  и правила. И в первом случае с ними лучше говорить более личным стилем, а во втором более формальным.

Простой заменой «Здравствуйте, Сергей Петрович» на «Сергей Петрович, здравствуйте» мы сделали фразу более личной. От перемены мест слагаемых сумма не очень сильно, но изменилась!

Любое убеждающее послание состоит из двух блоков – блока, в котором вы сообщаете, что адресат должен сделать, и блока, где говорится, какая ему от этого будет польза.  

Чтобы читатель стал покупателем, наше письмо должно давать ему уверенность в двух вещах – в том, что товар или услуга ему нужны, и в том, что купить их нужно именно  у нас,  а не у кого-то другого.

Почему наличие объяснений делает отказ более деликатным? Потому что, объясняя, мы показываем уважение к мнению адресата. А не объясняя, сообщаем, что на его мнение нам наплевать.

Чтобы уйти от конфронтации, лучше говорить о том, что «мы не получили нужного результата» или «результат  не совпал с ожиданиями» – то есть не об адресате, а о его действиях и их последствиях.

Думаю, что у многих поменяется отношение к написанию деловых писем после прочтения книги «Конструктор делового письма», и вы сможете научиться писать толковые деловые письма так же легко, как играть в кубики, так как все элементы для вашей «игры» собраны в таблицы.

Понравилось? Расскажи друзьям!

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники
comments powered by HyperComments

Хочешь быть в курсе? Подпишись на рассылку!

Введите адрес электронной почты:

, , ,